Travailler à son compte est un statut qui offre de nombreux avantages. En témoigne le nombre de travailleurs qui a passé le cap depuis la fin de la crise sanitaire. Cette tendance se confirme notamment sur la plateforme Malt, sur laquelle le nombre de freelances inscrits a bondi de 39% en 2021. Cependant, la liberté, l’indépendance et la gestion flexible de son temps qui l’accompagnent sont des promesses qui partent vite en fumée sans une organisation rigoureuse et sur-mesure. Découvrons comment s’organiser au mieux pour rester à la fois productif et serein. 

Utiliser des outils tout-en-un pour gagner du temps et piloter efficacement son activité 

Si le freelancing fait rêver de nombreux salariés – plus de responsables, plus d’horaires, des projets choisis et enthousiasmants – la réalité du terrain est un peu plus nuancée. Il faut se rappeler que le freelance est multi-casquettes, à la fois chef d’entreprise et commercial mais aussi chargé de différentes tâches administratives et financières. De nombreuses responsabilités qui peuvent néanmoins se traduire par un stress et une pression plus ou moins forte. Entre les dates de livraison à respecter, les déclarations à remettre, les devis à faire à la hâte, les rendez-vous avec les clients, il faut pouvoir maîtriser sa charge de travail et gérer les périodes de rush. Créer une routine efficace, à travers les bons outils, est donc essentiel pour diriger son activité et garder le cap sur le long terme. Cela est particulièrement vrai lorsqu'un freelance travaille sur un lancement et que de nombreuses échéances s'accumulent. Et cela n'inclut même pas les éventuels imprévus. S'il est impossible de tout prévoir, on peut néanmoins réduire le risque qu’ils surviennent en préparant soigneusement chaque étape d’un lancement. Une planification à rebours réussie permet de progresser quotidiennement vers ses objectifs de lancement avec plus d'assurance et de sérénité.

Dans ce contexte, les freelances doivent trouver la meilleure façon de gérer leur emploi du temps, leur matière grise et leur base de connaissances de manière à pouvoir accomplir leurs missions avec clarté tout en ménageant en parallèle un espace pour leur vie privée. Une équation complexe qui repose notamment sur l’adoption d’outils évoluant au gré de leurs besoins et de ceux de leurs clients. C’est d’autant plus utile, car contrairement aux salariés fonctionnant davantage selon une logique collaborative, ils ne peuvent pas autant s’appuyer sur la force du collectif. Pour y parvenir, ils peuvent compter sur les avantages des espaces de travail ‘tout-en-un’. Ils combinent en effet différents outils tels qu’un agenda intelligent, une interface de gestion de notes ou de projets, un tableau de bord sur-mesure ou encore des bases de données ultra-structurées et personnalisables (par exemple pour le suivi de ses clients ou de ses finances) qui sont bien adaptés pour piloter l’ensemble de l’activité dans une seule et même interface. Cette approche apporte une cohérence d’ensemble au travail accompli, libère la créativité et génère ainsi de la valeur ajoutée et des gains de productivité propices au développement de l’entreprise !

Faire des listes pour bien s'organiser et développer son entreprise

En tant que travailleur indépendant, on ne le répétera jamais assez, l’organisation est le maître-mot pour ne pas se retrouver noyé sous les dossiers à traiter et manquer les deadlines. Pour gérer ses priorités, apprendre à bien faire des listes, établir des plannings et s’y tenir, fait partie des fondamentaux. En pratique, établir son agenda et mettre à jour sa liste de choses à faire avant de commencer sa journée de travail, permet d’éviter de perdre un temps précieux chaque matin et de rester concentré sur ses objectifs. En planifiant toutes les tâches et les deadlines à l’avance, les deadlines seront respectées, les clients seront satisfaits et le stress sera réduit. Par exemple, une bonne pratique à mettre en place est de noter dans son agenda la date butoir pour chaque nouveau projet et de le découper en sous-tâches dans sa to-do-list pour anticiper les étapes suivantes en fonction des objectifs à atteindre. Pour concrétiser tous ces engagements, les interfaces tout-en-un apportent des solutions concrètes aux freelances en quête de rationalisation de leur organisation. Elles le font via la création d’un espace de travail très modulable en fonction de l’évolution de l’activité et des nouveaux besoins qui émergent.

Savoir où l’on va et sur quoi l’on passe notre temps, c’est le plus important dans notre activité. Si nos priorités ne sont pas claires, on se retrouve à procrastiner ou à effectuer des tâches qui n’ont que peu de valeur ajoutée. Pour éviter cela, mieux vaut prendre de la hauteur : établir d’abord notre vision et nos objectifs, puis les associer à des projets qui eux-mêmes seront découpés en tâches et en événements. Ainsi, on est sûr d’avancer dans la bonne direction. 

L’autre avantage d’une planification intelligente est de pouvoir dégager du temps pour se consacrer à travailler sur son développement personnel et celui de son entreprise. Qu’il s’agisse de développer sa visibilité, obtenir plus de clients, se former pour se spécialiser davantage… mieux vaut avoir un objectif clair et y réserver des plages de travail dédiées. Ainsi, une fois que l’on sait vers quoi on veut aller, il est plus facile de le découper en étapes pour avancer progressivement vers l’objectif final et le séquencer par semaines et par mois en le synchronisant avec sa liste de tâches. Là encore, s’équiper d’un outil qui simplifie et automatise la création des sous-tâches, d’activités à faible valeur ajoutée ou bien permettant de créer des rappels récurrents contribue à alléger le quotidien !

Vider son cerveau et abaisser sa charge mentale

Le freelancing ne se résume pas à réaliser un travail pour un client. C’est aussi faire de l’administratif et développer son activité sur le long terme. Un freelance peut donc avoir le cerveau en ébullition s’il a trop de choses à penser, à faire ou à organiser. Lorsque le stress monte, ça n’est bon ni pour le travail, ni pour le bien-être ou l’épanouissement général. Ainsi, pour prévenir, entre autres, le risque d’informations oubliées ou encore pallier l’angoisse des to-do lists interminables, il faut sortir toutes ces informations de son cerveau et les transférer dans un outil adéquat.

Comment le faire ? La meilleure solution est de centraliser l’intégralité de son travail et de ses données dans un outil qui s’adapte en un clin d'œil aux besoins et aux habitudes professionnelles ou personnelles de chacun. Bâtir un centre de connaissance performant offre notamment l’avantage d’avoir des comptes-rendus de meeting centralisés, de rester productif ou encore de se fixer des objectifs atteignables de développement personnel et professionnel. Ces derniers, lorsqu’ils sont développés dans l’esprit “no-code”, présentent également la possibilité de construire un espace de travail unique, car entièrement personnalisable. Dans ce sens, capitaliser sur une base de connaissances centralisée permet d’abaisser sa charge mentale, d’évacuer la pression et de rester motivé sur le long terme. Lorsqu’un freelance se l’approprie pleinement, ce deuxième cerveau devient un partenaire de confiance au quotidien. Il l’aide notamment à atteindre plus sereinement ses objectifs et à retrouver chaque information en temps voulu, n’importe où, n’importe quand.

En conclusion, sans organisation solide, pas d’activité pérenne ni d'épanouissement personnel en retour. L’organisation, clé de la réussite d’une activité en freelance, nécessite de s’appuyer sur des outils de travail sur-mesure à la fois multifonctions, flexibles, évolutifs et personnalisables. Ils constituent la colonne vertébrale de l’activité du travailleur indépendant pour lui permettre de concilier rentabilité et équilibre professionnel et personnel… En phase avec cette promesse de liberté qui rend l'entrepreneuriat séduisant.