Selon le cabinet d'études Gartner, plus de la moitié des entreprises (54 %) ont encore du mal à disposer de données complètes et cohérentes pour éclairer leurs décisions.  Les départements financiers sont soumis à une pression croissante pour apporter une plus grande valeur et une vision stratégique à leur entreprise. La transformation digitale de la fonction, bien que tardive par rapport à d’autres fonctions, vient ainsi les épauler. L'automatisation avancée (avec une solution de bout en bout) en est un élément phare car elle permet de garantir l'intégrité des données dans les processus de clôture financière et ses répercussions impactent l'ensemble de l’entreprise.

Ce n'est que le début

78 % des entreprises ne disposent pas d'une automatisation mature pour leur clôture financière, une composante essentielle du processus financier de base[1]. Les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) sont censés automatiser les processus d'entreprise en collectant des données pour divers départements tels que les ventes, la chaîne d'approvisionnement, la fabrication et le marketing. Mais l'écrasante majorité des entreprises interrogées sur leurs clôtures financières ont déclaré n'avoir que des systèmes basiques (pour l'exportation de données dans des feuilles de calcul à partir de l'ERP) ou une automatisation en cours de développement (définie comme l'utilisation d'Excel Macintosh avancé) pour leur processus de clôture financière. En réalité, seuls 6 % des entreprises appliquent une automatisation avancée pour leur clôture financière. Or la clôture financière permet de fournir un compte rendu précis de la situation d'une entreprise sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle.

Traditionnellement, les services financiers s'efforcent de veiller à ce que les rapports répondent à toutes les exigences réglementaires et à celles des actionnaires. Le défi consiste donc à mettre en place une opération financière qui gère à la fois les rapports historiques et fournit les informations nécessaires pour soutenir les décisions commerciales futures. On commence à observer une prise de conscience de l'importance de l'automatisation pour la fonction finance, dans le cadre du processus d'enregistrement et de reporting de la clôture, qui a historiquement pris du retard par rapport aux autres départements. Une approche audacieuse et un investissement sont nécessaires pour déployer la technologie nécessaire et gérer le processus de changement. D’autant que le retour sur investissement est moins facilement perceptible que pour d’autres domaines de la finance, tels que le purchase to pay ou le order to cash. Mais c’est un défi que doit relever le service financier pour assurer la croissance et l'évolutivité futures de l’entreprise.

Une valeur ajoutée pour l'ensemble de l’entreprise

La plupart des données des directions financières sont créées en amont, par exemple dans les services de ventes, de chaîne d'approvisionnement ou des opérations. Et, lorsqu'elles sont mal saisies, le département financier finit par passer beaucoup de temps à corriger les données. L'un des défis fondamentaux de la finance consiste à faire circuler des données de qualité. Mais peu d'entreprises disposent d'une plateforme unique pour tout, ce qui rend l’opération plus complexe. Autrement dit, la finance a un travail de nettoyage des données dans lequel elle peut et doit vraiment progresser, car la fiabilité de ses données est essentielle pour pouvoir stimuler la performance financière de l'entreprise. La qualité des données et le respect des normes en la matière sont fondamentaux.

Si la transformation IT des processus financiers peut se réaliser

 progressivement, elle nécessite l'engagement et l'adhésion des dirigeants. Prenons l’exemple de Serco. L’entreprise mondiale de services publics a automatisé ses processus de rapprochement il y a cinq ans, a ajouté un outil de prévision et un outil de gestion des journaux il y a environ trois ans, et a mis en œuvre de nombreuses initiatives RPA l'année dernière. L'automatisation a permis à l’entreprise de moderniser l'ensemble du processus de rapprochement, et ainsi d’améliorer la précision et la fiabilité de ses états financiers. Auparavant, le rapprochement et la compensation des lignes transactionnelles étaient effectués manuellement. Des personnes basées à l'étranger, à Delhi (Inde), cochaient manuellement les lignes qui se correspondaient, puis appuyaient sur "clear" pour les supprimer du rapprochement. Ce processus était répété des milliers de fois par mois par de nombreuses personnes. L'automatisation a permis à Serco de réaliser un gain de temps considérable et d’importantes économies. L’entreprise a pu déplacer le travail des postes qui n’était plus nécessaires pour le réattribuer à des activités à valeur ajoutée comme la planification et l'analyse.

Obtenir l'adhésion des équipes

Le retour sur investissement étant un facteur important pour de nombreuses entreprises, les directeurs financiers doivent avoir une stratégie claire sur la manière dont ils comptent améliorer tous les processus financiers. En outre, il existe d'autres façons de mesurer le retour sur investissement qu'un montant en dollars : considérer l’impact sur la rétention du personnel, la formation et les risques. En rendant le lieu de travail plus intéressant pour le personnel et en lui proposant un travail à valeur ajoutée, leur parcours professionnel devient plus attractif et ils auront tendance à vouloir davantage rester dans l’entreprise. Donc, si une analyse de rentabilité est nécessaire pour chaque investissement, il faut en considérer tous les bénéfices pour l’entreprise. Notamment les gains d'efficacité tels qu'un moyen plus rapide de faire des prévisions, une amélioration de la vitesse de clôture ou la facilitation d'une exigence légale ou réglementaire. L'automatisation avancée quant à elle permet à la fonction de passer de la finance traditionnelle à un statut de partenaire commercial qui peut contribuer à accroître la rentabilité de l’entreprise.

Il faut parfois être courageux pour mettre fin aux anciennes méthodes de travail. Et il est nécessaire de communiquer sur les raisons pour lesquelles ce changement doit être fait, l’introduire et s'y tenir. L’avenir de la finance passe par cet état d'esprit visant à l’amélioration continue de la fonction et de ses pratiques.

[1] Baromètre 2021 de Trintech