TPE, PME, ne vous y prenez pas au dernier moment pour passer à la facturation électronique ! Le gouvernement a décidé de rendre peu à peu la facturation électronique obligatoire avec l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021. Si les premières échéances ne tombent pas avant le 1er juillet 2024, mieux vaut se préparer au plus vite à réceptionner et à émettre des factures électroniques.

Le calendrier du passage à la facturation électronique

Comme nous vous l'expliquions dans notre article pour tout savoir sur la facturation électronique, côté échéances, c'est à partir du 1er juillet 2024, que toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de réceptionner des factures électroniques. Pour l'émission de factures électroniques devront être en capacité d'en émettre :

• Les grandes entreprises à partir du 1er juillet 2024 ;
• Les entreprises de tailles intermédiaires (ETI) à partir du 1er janvier 2025 ;
• Les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises à partir du 1er janvier 2026.

Les entreprises assujetties à la TVA mais bénéficiant de la franchise de base de la TVA de l'article 293 B du code général des impôts sont également concernées.

Choisir sa PDP dans les temps

La facturation électronique n'est pas un simple mail, il s'agit d'une facture émise, transmise et reçue dans un format permettant un traitement automatisé parmi UBL, C2I et Factur-X. Ce dernier consiste en un PDF de 3e génération (PDF/A) dans lequel sont attachées des données d'automatisation au format XML comprenant les informations essentielles de l'échange (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l'acheteur, montants HT et TTC…).

Un portail public de facturation (PPF) sera mis en place par l'administration, il permettra de transmettre et recevoir ces factures. Des plateformes de dématérialisations partenaires de l'administration, prestataires privés, pourront être utilisées au même titre que le PPF. Ces plateformes seront répertoriées dans l'annuaire central des entreprises disponible sur le portail public de facturation. Le service d'immatriculation de ces plateformes a ouvert en mai 2023 et la liste des plateformes immatriculées sera disponible sur le site impots.gouv.fr a priori en deuxième partie de 2023.

Dans l'annuaire central des entreprises, chaque entreprise aura son SIREN associé à une PDP ou au PPF. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront avoir fait le choix de leur plateforme de réception avant l'entrée en vigueur de l'obligation, le 1er juillet 2024. Si aucun choix n'a été fait, elles seront par défaut rattachées au PPF. Si on ne connaît pas encore les plateformes immatriculées, les entreprises peuvent déjà anticiper quelles seront les principales PDP. Plusieurs acteurs de la facture électronique ont déjà déclaré leur intention de proposer une PDP comme la Poste, à travers sa filiale Docaposte par exemple.

Anticiper dès 2023

Les entreprises doivent aussi prendre en compte le temps d'implémentation des solutions de gestion et la formation de leurs équipes. Pour Florent Grauer, vice-président product management et innovation chez l'éditeur Cegid, "les grandes entreprises et les ETI se sont déjà adaptées et ont pris en compte cette réforme, par contre, certaines TPE et PME qui n'ont pas encore de solutions logicielles". Si certaines sont déjà passées au numérique et possèdent des outils de gestion qui se connecteront aux plateformes de dématérialisation, pour d'autres il faut prévoir un véritable temps d'adaptation. "Les entreprises qui sont déjà digitalisées auront moins d'efforts mais pour d'autres qui fonctionnent encore avec des facturettes papier ou des logiciels comme Excel, il faudra prévoir de la formation. Ce passage à la facturation électronique pourra se faire en quelques clics pour certains comme en plusieurs semaines pour d'autres qui doivent se doter de solution de gestion", affirme Florent Grauer.

Ces entreprises de plus petite taille ne doivent donc pas attendre le dernier moment pour s'équiper d'une solution de dématérialisation et "peuvent anticiper dès maintenant pour assurer une transition dans la douceur", continue Florent Grauer. Le passage à la facturation électronique peut se préparer en :

• Cartographiant leurs flux pour déterminer ce qui correspond à du B2B du B2C ou de l'international, identifier leurs besoins et leurs habitudes ;
• Travaillant avec leur éditeur de solution de gestion pour s'assurer du passage à la facturation électronique sur leurs outils du quotidien ;
• Pour ceux qui n'en ont pas, en se dotant d'une solution de gestion qui aura des plus-values comme un meilleur archivage, un délai de paiement réduit et en collaboration avec leur expert-comptable par exemple, mais aussi, qui propose de se connecter sur une PDP ou se connecte au PPF ou à la PDP choisie ;
• S'assurant du bon traitement des données de facturation : la liste des mentions obligatoires a été enrichie et les factures jugées non conformes seront automatiquement bloquées ;

Pour les entreprises qui ne souhaitent pas se doter de solutions de gestion digitales dans l'immédiat, elles pourront se connecter directement sur le PPF pour récupérer leurs factures. Elles auront la possibilité jusqu'en 2027 de déposer leurs PDF sur le PPF qui les convertira à l'un des formats souhaités (UBL, C2I ou Format-X). Cette solution n'est pas à privilégier selon les acteurs du secteur car particulièrement contraignante et chronophage. Florent Grauer conseille de se doter au plus tôt d'une solution de gestion : "Elles permettent de se développer sereinement, d'être plus efficace dans sa gestion et proposent de nouveaux services pour le paiement, le financement ou éviter les problèmes de trésorerie".