Pour relever les défis induits par une pandémie durable, il est essentiel que les Ressources Humaines puissent passer d’une démarche réactive à une stratégie proactive et pérenne de gestion et d’exploitation des données tirées des nouveaux comportements de travail. Et ainsi, jouer un rôle clé dans le mouvement de transformation numérique des entreprises.

Plus que jamais, le métier des RH dépend des données

La crise a remodelé le rôle des Ressources Humaines. Celles-ci ont dû faire face aux bouleversements provoqués par la pandémie, sans préparation, au jour le jour, en fonction de l’évolution du contexte et des annonces gouvernementales. Il leur a fallu gérer les périodes de confinement/déconfinement, et organiser la venue (ou le retour, suivant les périodes) des salariés sur site, dans le respect des règles sanitaires. Et à présent, en cas de signalement d’une infection, les équipes doivent aussi être en mesure de retracer l’emploi du temps du collaborateur et d’identifier les potentiels cas contacts. Autant de tâches supplémentaires qui s’ajoutent à leurs missions usuelles (recrutement, intégration des nouveaux employés, gestion des carrières…). Et qui montrent que l’efficacité des RH et la fluidité des services offerts aux salariés reposent essentiellement sur les données dont celles-ci disposent.

Dans la pratique, les informations relatives aux employés sont encore trop souvent disséminées dans des systèmes disparates et indépendants, dont certains sont parfois même externalisés (gestion de la paie, suivi des effectifs…). Prendre des décisions touchant à l’organisation du travail et à la protection des employés impose d’intégrer des données provenant de ces différents systèmes internes et sources externes. C’est important en temps normal et cela devient crucial en temps de crise ou de changements majeurs pour garantir la continuité de l’activité. L’intégration constitue un enjeu essentiel afin que les RH puissent jouer pleinement leur rôle. Mais la complexité et les coûts induits de mise en œuvre peuvent freiner les projets destinés à optimiser l’infrastructure IT et à répondre aux nouveaux enjeux RH.

Des plateformes d’intégration pour supporter les missions des RH

La capacité à suivre, à consolider et à exploiter les informations disponibles déterminera les chances de succès des projets portant sur "le retour au travail" et permettra aux dirigeants de mesurer les risques à la fois pour les employés et pour l’activité de l’entreprise. D’un point de vue stratégique et financier, le recours à des plateformes modernes d’intégration as a service (iPaaS) est une démarche pertinente, et ce pour plusieurs raisons.

Premièrement, une plateforme technologique dans le cloud supprime les freins classiques liés aux coûts et à la complexité des projets d’intégration et permet la synchronisation des données issues de multiples applications, que celles-ci s’exécutent sur site ou dans le cloud. Deuxièmement, ces plateformes sont capables de recevoir et d’unifier des données provenant des différents systèmes de l’entreprise. Par exemple, les différents points d’entrée et donc de contrôle des immeubles de bureaux ou sites de production peuvent être utilisés pour évaluer en temps réel la fréquentation des espaces. Troisièmement, les solutions iPaaS réduisent le temps entre la saisie des données et leur analyse. Cela permet à l'entreprise de surveiller les données de ses activités en temps réel, et ainsi de prendre des décisions plus éclairées.

Enfin, l'iPaaS fonctionnant dans un espace dématérialisé, les décideurs ont accès aux données depuis tout type d’équipements et depuis n’importe quel endroit grâce à une connexion en ligne sécurisée. Pour les employés, cela signifie une expérience fluide, depuis l'embauche et l'intégration jusqu'à la formation aux nouvelles technologies à distance – lesquelles sont propices à une meilleure productivité dans un espace de travail numérique. D'autres équipes, notamment celles chargées de l'informatique, de l'innovation ou des opérations, bénéficient également d'une vue consolidée des données qui vient soutenir les processus et les projets transversaux. Pour les équipes RH elles-mêmes, cela représente une réelle opportunité d'asseoir leur influence en améliorant le bien-être, la rétention et la productivité des employés.

Les Ressources Humaines ont été amenées à faire preuve d’une adaptabilité sans précédent pour adapter leurs process à une crise sanitaire durable à laquelle personne n’est vraiment habitué. A l’avenir, les équipes RH vont devoir cultiver cette capacité d’adaptation, que ce soit pour faire face à d’autres crises ou tout simplement pour tenir compte des évolutions sociétales, technologiques structurantes ou gérer des contextes économiques instables.